office技巧之选择性粘贴

  一、 初识选择性粘贴
  选择性粘贴是EXCEL强大的功能之一。我们可以把EXCEL选择性粘贴的对话框划成四个区域,即【粘贴方式区域】、【运算方式区域】、【特殊处理设置区域】、【按钮区域】。
  其中,粘贴方式、运算方式、特殊处理设置相互之间可以同时使用,比如在粘贴方式里选择公式,然后可以在运算区域内选择加。同时还可以在特殊设置区域内选择跳过空单元和转置,确定后,所有选择的项目都会粘贴上。
  在Excel2010版本中复制单元格后,单击右键,会出现选择性粘贴的快捷菜单,更加方便我们操作:
  二、 各项功能介绍
  粘贴方式区域功能介绍:
  【全部】:包括内容和格式等,其效果等于直接粘贴;
  【公式】:只粘帖文本和公式,不粘帖格式、注释、内容校验等;
  【数值】:只粘帖文本。如果单元格内容是函数公式,只粘帖计算结果;
  【格式】:仅粘贴源单元格格式,但不能粘贴单元格的数据有效性。粘帖的格式包括字体、对齐、文字方向、边框、底纹等,不改变目标单元格的文字内容,功能相当于格式刷;
  【批注】:把源单元格的批注内容拷贝过来,不改变目标单元格的内容和格式;
  【有效性验证】:将复制单元格的数据有效性规则粘贴到指定区域,其他的保持不变;
  【边框除外】:粘帖除边框外的所有内容和格式;
  【列宽】:将某个单元格或是某列的列宽粘贴到另一个列或单元格区域,使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽,不改变内容和格式;
  【公式和数字格式】:仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项;
  【值和数字格式】:仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项;
  运算方式区域功能介绍:
  【无】:对源区域不参与运算;
  【加】:把源区域内的值与新区域相加,得到相加后的结果;
  【减】:把源区域内的值与新区域相减,得到相减后的结果;
  【乘】:把源区域内的值与新区域相乘,得到相加乘的结果;
  【除】:把源区域内的值与新区域相除,得到相除后的结果;
  特殊处理设置区域功能介绍:
  【跳过空单元】:当复制的源数据区域中有空单元格时,粘贴时空单元格不会替换粘贴区域对应单元格中的值;
  【转置】:将被复制数据的列变成行,将行变成列。源数据区域的顶行将位于目标区域的左列,而源数据区域的左列将显示于目标区域的顶行;
  按钮区域功能介绍:
  【粘帖链接】:将被粘贴数据链接到活动工作表。粘贴后的单元格将显示公式。如将A1单元格复制后,通过“粘贴链接”粘贴到D8单元格,则D8单元格的公式为“=$A$1”。(插入的是“=源单元格”这样的公式,不是值)。如果更新源单元格的值,目标单元格的内容也会同时更新。(如果复制单个单元格,粘贴链接到目标单元格,则目标单元格公式中的引用为**引用,如果复制单元格区域,则为相对引用。)
  【确定】:选择好要粘贴的项目后,左键单击,执行操作;
  【取消】:放弃所选择的操作。
  三、 使用技巧举例
  1、将报表数据由元转换成万元
  要求:将现有的表格数据由元转换成万元
  一般做法:建立一个新表,设置公式等于原表数据除以1万。
  使用选择性粘贴处理:
  ①、在任意空白单元格中输入10000,再选择这个单元格,复制;
  ②、选择表格中的数据,右键“选择性粘贴”,选择运算区域的“除”,点击“确定”按钮就可以了。
  特别提示:其余几种运算方式与此相似。多个相同结构的表格合并数据,也可以使用这种办法,只是先前选择复制的是整个表,在做选择性贴粘时选择的是“加”。
  2、数据合并粘贴
  要求:将列A的数据并入列B,若列A的单元格为空,则保留列B对应单元格的原始数据,若列A的单元格中有数据,则将列B对应单元格的数值替换成A列单元格的数据。
  处理步骤:
  ①、选择A1:A8,复制;
  ②、选择B1:B8,右键“选择性粘贴”,在对话框中勾选“跳过空单元”,确定,则得到想要的效果。
  3、将表格的行列互换
  如果一张Excel表格,列数太多,行数太少。利用选择性粘贴实现行列转置,即列变为行,行变为列。具体过程是:选中需要进行行列转置的单元格区域,如A1:F5;复制;单击要存放转置表区域的左上角单元格,如A7单元格;单击菜单“编辑”→ “选择性粘贴”命令;选中“转置”命令,“确定”,就可以看到行列转置后的结果了。
  4、实现表格同步更新
  使用粘贴链接的好处就是复制后的数据能随原数据自动更新。粘贴链接其实就是指粘贴原数据地址到Excel中,当原数据发生变化时,Excel中的数据也会随之发生变化。
  5、去掉表格中的公式仅保留数值
  一个excel表格在制作时,单元格中使用了许多函数和公式,文档传送给他人时,出于保密的考虑,我们不希望别人看到相应的公式结构,怎么办呢?通过选择性粘贴就可以快速将公式结果转换为固定的数值。
  操作方法:复制数据,右键,粘贴选项,选择【值】
  6、套用其他表格的格式(效果同格式刷)
  如果原单元格数据已经有一些格式,比如设置了字体、字号、颜色等,需要将这些格式应用到目标单元格,就可以使用选择性粘贴中粘贴-格式。粘贴-格式就是复制原单元格数据的格式,而不是复制数据内容。
  7、把公式粘贴到合并大小不一致的区域
  在粘贴公式时,遇到合并大小不一致的区域时,会提示【此操作要求合并的单元格具有相同的大小】,所以无法粘贴。此时就可以采用选择性粘贴→公式来实现。
  使用普通的粘贴,尽管可将源单元格的数值粘贴到合并单元格,但若区域大小不一致,就会改变区域的格式。利用“选择性粘贴——公式”可以将数值粘贴到合并单元格,保留合并格式不变,且合并单元格中的每个单元格都有数值。当然也可直接使用“选择性粘贴——值和数字格式”来实现上述功能。
  8、使用选择性粘贴将文本型数字转换成数值型
  如果某单元格区域的数字为文本格式,无法对其进行加减,可在某空白单元格输入数值1,复制;再选定目标区域,选择性粘贴→乘/除,即可将文本格式的数字转换为数字格式。也可以使用选择性粘贴对目标单元格进行加或减零值的方法进行可转换。

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